O dofinansowanie może ubiegać się płatnik składek, który spełnia warunki formalne i planuje inwestycję bezpośrednio poprawiającą warunki pracy. Program nie jest przypisany do jednej branży ani wielkości przedsiębiorstwa. Jednoosobowa działalność, mały warsztat i zakład zatrudniający setki osób zaczynają od tych samych pytań: kto jest narażony, na co, w jakich warunkach i co zmieni planowany zakup.
Warunki formalne
- firma jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- nie zalega z opłacaniem składek ani podatków,
- nie znajduje się w upadłości, likwidacji, pod zarządem komisarycznym ani w postępowaniu układowym z wierzycielem,
- od wypłaty całości ostatniego dofinansowania minęły co najmniej trzy lata,
- od zwrotu dofinansowania, jeżeli firma została do niego zobowiązana, minęły co najmniej trzy lata.
ZUS może ponownie zweryfikować zaległości przed zawarciem umowy. Jeżeli firma składa wniosek przez pełnomocnika, pełnomocnictwo musi jasno określać zakres umocowania i być aktualne w dniu złożenia dokumentów.
Wielkość firmy
Regulamin nie wyłącza małych firm ani jednoosobowych działalności. Przedsiębiorca bez pracowników może wystąpić, jeżeli jest płatnikiem i opłaca za siebie składki społeczne oraz zdrowotne. We wniosku podaje się liczbę osób, za które płatnik opłaca składki, oraz liczbę pracowników objętych projektem. Dane muszą zgadzać się z opisem stanowisk i harmonogramem.
Skala zatrudnienia wpływa na sposób uzasadnienia oddziaływania projektu. Inaczej opisuje się rozwiązanie dla dwóch operatorów konkretnej maszyny, a inaczej instalację obejmującą całą halę. W obu przypadkach potrzebny jest mierzalny stan przed inwestycją i wynik możliwy do sprawdzenia po wdrożeniu.
Gotowość organizacyjna
Wniosek wymaga danych z kilku miejsc w firmie. Osoba koordynująca projekt powinna móc połączyć informacje od kadr, księgowości, służby BHP, utrzymania ruchu, kierownika procesu i dostawców. Nie musi samodzielnie opracowywać dokumentów technicznych, ale powinna znać rzeczywisty sposób pracy.
- kadry potwierdzają liczbę ubezpieczonych i pracowników objętych zmianą,
- BHP opisuje zagrożenia, ocenę ryzyka i potrzebne badania,
- utrzymanie ruchu lub kierownik procesu przekazuje dane maszyn i instalacji,
- dostawca przygotowuje ofertę z modelem, parametrami, cenami brutto i wydzielonym montażem,
- księgowość planuje wkład własny oraz rozliczenia przez wyodrębniony rachunek.
Dobry moment na start
Warto zacząć, gdy firma zna problem i rozważa inwestycję, ale nie wybrała jeszcze ostatecznego urządzenia. To daje czas na sprawdzenie katalogu, zaplanowanie pomiarów i wpisanie właściwych parametrów do zapytania ofertowego. Umowę na przygotowanie projektu można podpisać także po zakończeniu naboru.
Jeżeli dostawca został już wybrany, nadal sprawdzamy ofertę. Często trzeba wydzielić transport, szkolenie, serwis, elementy procesu produkcyjnego albo inne pozycje, których nie można finansować z programu. Im później wychodzi ta różnica, tym mniej czasu pozostaje na nową wycenę.
Co sprawdzamy przed decyzją o złożeniu wniosku
Dobry projekt zaczyna się od danych ze stanowiska i jasno opisanego efektu ochronnego. Jeżeli planowany zakup służy głównie wydajności, jakości produktu, remontowi obiektu lub odtworzeniu wyposażenia, porządkujemy zakres tak, aby inwestycja i dokumentacja pokazywały rzeczywistą poprawę BHP.
- projekt dotyczy stanowiska, które jeszcze nie funkcjonuje, albo nie da się udokumentować obecnych warunków pracy,
- ocena ryzyka nie opisuje wskazanego zagrożenia,
- wymagane pomiary nie zostały wykonane albo dotyczą innych warunków pracy,
- urządzenie nie mieści się w katalogu lub przekracza parametry dopuszczone dla działania,
- firma zamierza rozpocząć inwestycję przed terminem kwalifikowalności wydatków,
- budżet nie uwzględnia wkładu własnego i płynności potrzebnej do realizacji.
Wstępna kwalifikacja
Do pierwszej oceny nie potrzeba gotowego wniosku. Potrzebujemy liczby ubezpieczonych, liczby pracowników objętych zmianą, opisu czynności, planowanego zakupu i orientacyjnego budżetu brutto. Przydatne są zdjęcia stanowiska, ostatnia ocena ryzyka, pomiary i wstępna oferta, jeżeli firma już je ma.
Prześlij podstawowe dane projektu. Odpowiemy, czy pomysł mieści się w programie, jakie ryzyko trzeba udokumentować i kto powinien przygotować brakujące materiały.
Najczęstsze pytania
Czy jednoosobowa działalność może skorzystać z programu?
Tak, jeżeli przedsiębiorca jest płatnikiem składek i opłaca za siebie składki społeczne oraz zdrowotne. Projekt musi dotyczyć istniejącego stanowiska i spełniać wymagania BHP konkursu.
Czy krótki okres opłacania składek wyklucza udział?
Nie ma minimalnego stażu prowadzenia działalności wskazanego w Regulaminie 2026.01. Liczy się spełnienie warunków formalnych w wymaganym dniu oraz poprawnie udokumentowany projekt.
Czy można finansować nowe stanowisko pracy?
Program dotyczy poprawy warunków na stanowiskach, które już funkcjonują. Trzeba móc pokazać stan istniejący i dane potwierdzające problem BHP przed inwestycją.