Dokumenty do wniosku mają potwierdzić trzy rzeczy: firma spełnia warunki udziału, na wskazanych stanowiskach istnieje problem BHP, a wybrane rozwiązanie odpowiada skali tego problemu. Liczba załączników zależy od inwestycji. Najczęstszy błąd nie polega na braku jednego pliku, lecz na tym, że pomiary, oferta, projekt i wniosek opisują różne zakresy.
Dokumenty firmy
- dane rejestrowe płatnika oraz aktualne dane kontaktowe,
- pełnomocnictwo, jeżeli wniosek podpisuje lub składa osoba działająca w imieniu wnioskodawcy,
- zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu, wystawione nie wcześniej niż miesiąc przed złożeniem wniosku,
- informacje o osobach, za które płatnik opłaca składki, oraz o pracownikach objętych projektem,
- oświadczenia wymagane przez formularz i regulamin danej edycji.
Dokumenty urzędowe warto zamawiać zgodnie z harmonogramem. Zaświadczenie wystawione zbyt wcześnie może stracić aktualność przed wysyłką. Z kolei pełnomocnictwo powinno wskazywać konkretne czynności, a nie ograniczać się do ogólnej zgody na kontakt.
Stanowiska i zagrożenia
Rdzeniem projektu są dane o pracy wykonywanej w firmie. Ocena ryzyka powinna opisywać czynność, źródło zagrożenia, pracowników, istniejące zabezpieczenia i poziom ryzyka. Jeżeli katalog wymaga pomiarów, wynik musi dotyczyć zgłaszanego stanowiska i warunków reprezentatywnych dla procesu.
- ocena ryzyka zawodowego dla stanowisk objętych projektem,
- pomiary czynników szkodliwych lub uciążliwych,
- ocena obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego lub wydatku energetycznego,
- wykaz źródeł emisji, maszyn, materiałów i czasu ekspozycji,
- zdjęcia stanu obecnego, stref niebezpiecznych i tabliczek znamionowych,
- opis istniejących instalacji oraz środków ochronnych.
Zdjęcia wykonujemy bez wizerunku pracowników. Każde powinno mieć opis pozwalający połączyć je ze stanowiskiem, maszyną lub pomieszczeniem. Seria przypadkowych fotografii hali nie zastępuje dokumentacji stanu przed inwestycją.
Oferta handlowa
Oferta powinna wskazywać sprzedawcę, nabywcę, datę, termin ważności, producenta, model, liczbę sztuk, ceny brutto, parametry techniczne oraz warunki gwarancji i serwisu. Przy instalacjach potrzebny jest czytelny podział na urządzenia, materiały i montaż.
Transport, dostawa, demontaż, uruchomienie, rozruch, serwis, szkolenia, dojazdy i zakwaterowanie nie mogą zostać ukryte w cenie działania kwalifikowanego. Jeżeli wykonawca oferuje je w pakiecie, prosimy o osobne wartości. Ta sama zasada dotyczy wyposażenia dodatkowego oraz elementów procesu produkcyjnego.
Dokumentacja techniczna
Rodzaj dokumentu wynika z katalogu. Oświetlenie wymaga pomiarów i projektu obliczeniowego. Wentylacja wymaga projektu albo dopuszczonej koncepcji z częścią rysunkową, opisową i obliczeniową. Zabezpieczenie maszyny może wymagać rysunku, schematu sterowania, określenia PL lub SIL i walidacji. Przy ergonomii potrzebna jest ocena obciążenia zgodna z wytycznymi.
Projekt techniczny i oferta muszą opisywać tę samą wersję inwestycji. Jeśli projekt wskazuje inną liczbę opraw, inny wentylator albo inny układ zabezpieczeń niż kosztorys, nie da się wiarygodnie ocenić ani budżetu, ani wyniku.
Nazwy i liczby
Przed zleceniem badań tworzymy słownik projektu. Jedno stanowisko i jedno pomieszczenie powinny mieć tę samą nazwę w każdym pliku. Ustalamy również liczbę pracowników, liczbę urządzeń oraz wartości początkowe i docelowe.
| Element | Gdzie musi się zgadzać |
|---|---|
| stanowisko i pomieszczenie | ocena ryzyka, pomiary, zdjęcia, projekt, wniosek |
| producent, model i liczba sztuk | oferta, karta techniczna, projekt, budżet |
| pracownicy objęci projektem | dane kadrowe, opis stanowiska, cele i rezultaty |
| wartości brutto | oferta, kosztorys i tabele finansowe wniosku |
| parametr po inwestycji | cel, dokumentacja techniczna i sposób odbioru |
Format i wysyłka
Każdy załącznik przygotowujemy jako osobny, czytelny plik. W edycji 2026.01 pojedynczy PDF może mieć do 5 000 kB, zdjęcie JPG lub GIF do 500 kB, a plik ZIP do 7 000 kB. Łączna paczka dokumentów nie może przekroczyć 25 MB. Nazwa pliku powinna opisywać zawartość i wersję, nie osobę, która go przesłała.
Załączniki dosyłane po terminie naboru nie są oceniane jako dokumenty złożone z wnioskiem. Korekta formalna również nie służy do swobodnego dodawania nowej koncepcji. Materiały trzeba więc zamknąć przed wysyłką i zachować dokładną kopię kompletu.
Kontrola przed wysyłką
- Każde działanie ma właściwe dokumenty z katalogu.
- Wniosek odwołuje się do załączników, które faktycznie znajdują się w paczce.
- Nazwy stanowisk, pomieszczeń i urządzeń są jednolite.
- Kwoty brutto odpowiadają ofertom i limitom działania.
- Podpisy, daty oraz uprawnienia wykonawców są prawidłowe.
- Pliki są czytelne, mieszczą się w limitach i mają jednoznaczne nazwy.
- Komplet został sprawdzony po wygenerowaniu ostatecznej wersji formularza.
Zleć mapę dokumentów dla planowanej inwestycji. Możemy zacząć od materiałów, które firma już posiada, i wskazać, czego brakuje przed kolejnym naborem.
Najczęstsze pytania
Czy każdy projekt wymaga tych samych dokumentów?
Nie. Wspólny zestaw uzupełniają dokumenty wskazane przy konkretnym działaniu Katalogu: pomiary, projekt, ocena obciążenia, deklaracja zgodności, wizualizacja albo inne załączniki.
Ile ofert trzeba dołączyć do działania?
Regulamin 2026.01 wymaga oferty handlowej dla planowanego zakresu. Dodatkowe rozeznanie może pomóc biznesowo, ale nie przedstawiamy wielu ofert jako powszechnego wymogu formalnego.
Czy zdjęcia stanowisk są obowiązkowe?
Tak. Dokumentacja fotograficzna obejmuje stanowiska objęte projektem i ma pokazywać warunki pracy oraz wykonywane zadania bez ujawniania wizerunku pracowników.