Rozliczenie zaczyna się w dniu pierwszego zamówienia, nie po zakończeniu montażu. Każda faktura, płatność, protokół odbioru i zmiana powinna od początku trafiać do jednej teczki projektu.
Jak przekładamy temat na projekt
Rozliczenie przygotowuje się od pierwszego zamówienia. Nazwy, modele, kwoty i terminy w umowie, ofercie, fakturze, protokole oraz sprawozdaniu powinny tworzyć jedną ścieżkę możliwą do sprawdzenia.
Rozliczenie zaczyna się przed pierwszym zamówieniem
Jeżeli zamówienie nie odpowiada umowie, późniejszy opis faktury nie naprawi różnicy. Przed zakupem porównujemy model, ilość, cenę, harmonogram i zakres kwalifikowany.
Kontroluj każdy dokument zakupowy
Faktura lub rachunek od przedsiębiorcy musi jednoznacznie identyfikować zakup. Płatności projektu przechodzą przez wyodrębniony rachunek, a opisy odpowiadają pozycjom umowy.
- producent, model, ilość i wartość
- dowód płatności z właściwego rachunku
- oddzielone koszty poza projektem
Potwierdź wykonanie oraz rezultat
Protokół odbioru, dokumentacja zdjęciowa, deklaracje, pomiary i sprawozdanie tworzą jeden zapis realizacji. Zakres dowodów zależy od działania i umowy.
- odbiór zgodności z projektem
- dowód uruchomienia i użytkowania
- pomiar lub ponowna ocena, jeśli wymagane
Faktura z ogólną nazwą „urządzenie”
Przed zapłatą prosimy sprzedawcę o korektę opisu albo dokument jednoznacznie łączący fakturę z zamówionym modelem i liczbą sztuk. Nie zostawiamy identyfikacji na etap kontroli.
- zgodność z ofertą i umową
- czytelna ścieżka zamówienie–faktura–płatność
- komplet dokumentów dostawcy
Przejdź do następnego kroku
Najczęstsze pytania
Czy wystarczy faktura z nazwą kategorii urządzenia?
Nie powinna. Dokumenty muszą pozwalać jednoznacznie potwierdzić producenta, model, liczbę i zgodność z projektem.
Czy płatność może wyjść z bieżącego konta firmy?
Wydatki projektu realizuje się z wyodrębnionego rachunku zgodnie z umową.
Czy protokół odbioru zastępuje pomiary po realizacji?
Nie, jeżeli działanie lub umowa wymaga pomiaru potwierdzającego efekt.
Czy ZUS może kontrolować wykonanie projektu?
Tak. Firma powinna zachować spójną dokumentację i zapewnić możliwość weryfikacji zakresu oraz rezultatów.