Rozliczenie zaczyna się w dniu planowania pierwszego zakupu, a nie przy wypełnianiu sprawozdania. Każde zamówienie, faktura, płatność i protokół powinny odpowiadać zatwierdzonemu zakresowi oraz zasadom wynikającym z umowy.
Prowadzimy firmę przez realizację tak, aby decyzje zakupowe nie odrywały się od dokumentacji konkursowej. Kontrolujemy nazwy urządzeń, parametry, koszty, terminy i kompletność dowodów wykonania.
Kiedy warto przejąć kontrolę nad rozliczeniem
Najwięcej ryzyka pojawia się w projektach instalacyjnych, wielodziałaniowych i takich, w których oferta zmienia się między wnioskiem a zamówieniem.
- dostawca proponuje inny model lub parametry
- zmienia się cena, liczba elementów albo harmonogram
- projekt wymaga odbiorów, pomiarów lub dokumentacji powykonawczej
- zakupy obejmują koszty kwalifikowane i niekwalifikowane
- firma musi przygotować się do kontroli wykonania
Co przejmujemy po podpisaniu umowy
Pilnujemy ścieżki dokumentowej i wcześniej wychwytujemy zdarzenia wymagające analizy lub uzgodnienia.
- porównanie zamówień z zatwierdzonym wnioskiem
- kontrola faktur, płatności i wyodrębnionego obiegu środków
- lista dokumentów odbiorowych dla każdego działania
- przygotowanie uzasadnień i materiałów do zmian
- porządkowanie dowodów wykonania oraz efektu BHP
- przygotowanie sprawozdania i teczki kontrolnej
Czego potrzebujemy od firmy na starcie
Nie trzeba czekać na otwarcie naboru ani kompletować całego wniosku samodzielnie. Pierwszą decyzję możemy podjąć na podstawie kilku danych: W rozliczeniu zaczynamy od zatwierdzonego zakresu i historii zmian, nie od samego pliku z fakturami.
- zatwierdzony wniosek, załączniki i umowa z ZUS
- harmonogram dostaw i montażu
- zamówienia, umowy z wykonawcami i faktury
- potwierdzenia płatności
- protokoły, deklaracje, pomiary i materiały fotograficzne
Masz przyznane środki albo podpisaną umowę?
Prześlij zatwierdzoną dokumentację. Ustalimy punkty kontrolne przed pierwszym zakupem.
Jak wygląda praca krok po kroku
Prowadzimy bieżący rejestr, żeby dokumenty nie były odtwarzane dopiero na końcu.
- Analizujemy umowę i zatwierdzony zakres.
- Tworzymy listę zakupów, dokumentów i terminów.
- Sprawdzamy zamówienia przed ich złożeniem.
- Kontrolujemy dokumenty po dostawie i montażu.
- Porządkujemy pomiary, odbiory i dowody efektu.
- Przygotowujemy sprawozdanie oraz materiały do kontroli.
Co otrzymuje firma
Celem jest czytelna historia projektu: od zatwierdzonego kosztu do urządzenia pracującego na wskazanym stanowisku.
- kontrolowany obieg faktur i płatności
- zidentyfikowane zmiany przed powstaniem problemu
- komplet dokumentów technicznych i odbiorowych
- spójne sprawozdanie z zatwierdzonym projektem
- uporządkowana teczka na wypadek kontroli
Gdzie ta usługa łączy się z całym projektem
Przeczytaj także poradnik sprawozdanie i kontrola projektu oraz zasady zmian po podpisaniu umowy.
Zakres i sposób rozliczenia prac dobieramy do skali inwestycji. Aktualne warianty opisuje oferta obsługi dotacji ZUS, a przebieg całego projektu pokazuje strona jak wygląda współpraca. Tutaj zakres pracy zależy przede wszystkim od liczby zakupów, etapów odbioru i dokumentów wykonawczych.
Jak przygotować pierwszą rozmowę
Wystarczy opis problemu, stanowisk, liczby pracowników, planowanego zakupu i budżetu brutto. Nie oczekujemy gotowego wniosku. Na podstawie tych danych oddzielamy decyzje pilne od dokumentów, które można przygotować w dalszej kolejności. Na pierwszą rozmowę warto przynieść umowę, zatwierdzony budżet, zamówienia, faktury i protokoły.
- problem BHP
- stanowiska i pracownicy
- planowany zakup
- oferta lub karta produktu
- orientacyjny budżet brutto
Standard merytoryczny projektu
Każde twierdzenie w dokumentacji łączymy z oceną ryzyka, pomiarem, projektem albo parametrem urządzenia. W ten sposób opis handlowy dostawcy zostaje przełożony na język bezpieczeństwa pracy i wymagań konkretnego działania. Każdy dowód zakupu porównujemy z modelem, liczbą sztuk, miejscem montażu i efektem przyjętym w projekcie.
- jednoznaczne dane
- zgodność między załącznikami
- kontrola wyłączeń
- mierzalny efekt
Najczęstsze pytania
Czy można zmienić model urządzenia?
Zmianę trzeba ocenić przed zakupem pod kątem zakresu, parametrów, kosztu i procedury wynikającej z umowy. Nie należy zakładać automatycznej zamienności.
Czy wystarczy faktura i potwierdzenie przelewu?
Nie zawsze. Działanie może wymagać protokołu, deklaracji zgodności, pomiarów, dokumentacji powykonawczej lub innych dowodów.
Kiedy rozpocząć przygotowanie rozliczenia?
Najlepiej przed pierwszym zamówieniem. Pozwala to ustawić obieg dokumentów i sprawdzić zgodność zakupu, zanim powstanie zobowiązanie.