Po podpisaniu umowy projekt nie staje się zwykłą listą zakupową. Jeżeli dostawca zmienia model, cenę, termin lub rozwiązanie techniczne, trzeba sprawdzić wpływ na cel, parametry, budżet i zatwierdzone załączniki.
Jak przekładamy temat na projekt
Zmiany modelu, parametrów, kosztu lub zakresu nie powinny być wprowadzane samodzielnie. Najpierw opisujemy przyczynę i wpływ na cel projektu, a następnie prowadzimy uzgodnienie w trybie przewidzianym w umowie.
Zmianę ocenia się przed zamówieniem, nie przy rozliczeniu
Brak dostępności modelu lub wzrost ceny nie daje automatycznej zgody na zamiennik. Najpierw trzeba ustalić wpływ na funkcję ochronną, parametry, budżet, termin i dokumenty umowy.
Porównaj zmianę z zatwierdzonym projektem
Zestaw stary i nowy model, konfigurację, liczbę sztuk, cenę brutto oraz parametry, które zdecydowały o kwalifikacji. Zmiana dostawcy nie może ukrywać zmiany rozwiązania.
- funkcja ochronna i parametry minimalne
- zgodność z projektem, oceną i ofertą
- wpływ na koszt kwalifikowany i wkład
Uzyskaj właściwe uzgodnienie
Przygotuj uzasadnienie, aktualną ofertę i dokumenty techniczne. Postępuj zgodnie z umową i pisemnymi zasadami ZUS, zanim firma złoży zamówienie lub dokona płatności.
- opis przyczyny niezależny od wygody zakupu
- komplet dokumentów nowego wariantu
- aktualizacja harmonogramu oraz teczki projektu
Producent wycofał model z oferty
Dystrybutor proponuje urządzenie o podobnej nazwie. Porównujemy każdy parametr wymagany w działaniu, wyposażenie i cenę; następnie składamy uporządkowany wniosek o zmianę i czekamy na rozstrzygnięcie przed zakupem.
- tabela różnic technicznych
- uzasadnienie dostępności
- brak płatności przed zgodą
Przejdź do następnego kroku
Najczęstsze pytania
Czy można kupić równoważny model bez zgody?
Nie należy zmieniać zatwierdzonego zakresu jednostronnie. Tryb i wymagane uzgodnienie wynikają z umowy oraz zasad prowadzenia projektu.
Czy niższa cena zwalnia z uzgodnienia?
Nie, jeżeli zmienia się model, konfiguracja lub inny element zatwierdzonego zakresu. Cena jest tylko jednym z parametrów.
Czy zmiana dostawcy zawsze oznacza zmianę projektu?
Nie zawsze, lecz trzeba sprawdzić, czy model, dokumenty, zakres i warunki dostawy pozostają zgodne z umową.
Kiedy zgłosić problem z terminem?
Niezwłocznie po jego rozpoznaniu, zanim opóźnienie uniemożliwi wykonanie działań zgodnie z harmonogramem.